Spaces es el panel de control y repositorio definitivo para todos los archivos cargados o generados dentro de tu workspace en Tess. Centraliza cargas de chats, artefactos generados por agentes autónomos, bases compartidas y documentos corporativos en un único lugar seguro. Con Spaces, gestionas, visualizas y eliminas archivos de forma rápida, optimizando el almacenamiento y garantizando el cumplimiento de datos corporativos.
¿Qué es?
A diferencia de las bases de datos locales e individuales (como el RAG de un chat específico o la memoria restringida de un agente en Agent Studio), Spaces funciona como el sistema de gestión unificada de archivos de Tess.
Indexa y organiza de forma transparente:
- User Files: Archivos que tú o tu equipo cargaron en conversaciones cotidianas.
- Autopilot Artifacts: Archivos, imágenes, páginas o informes consolidados y generados de forma autónoma por las automatizaciones de Tess.
- Open Spaces, Team Spaces y Company Space: Entornos lógicos compartidos para la colaboración entre equipos.
Dónde encontrarlo
El acceso a Spaces es inmediato y se encuentra en el menú de navegación prioritario del producto:
- Accede al menú lateral izquierdo de Tess AI.
- El botón Spaces está posicionado directamente debajo de + New chat y justo encima de Agent Studio.
¿Cómo usarlo?
- Localiza tus archivos: En la barra de búsqueda superior “Search files…”, escribe el nombre del documento para filtrar datos. Usa el botón Filter para segmentar los archivos por extensión (imágenes, PDFs, documentos de texto, etc.) o por creador.
- Visualiza el contenido: Identifica el archivo en la tabla y haz clic en el botón Open, ubicado en la columna Actions.
El archivo se abrirá y en ese modal podrás descargarlo para una revisión rápida.
- Elimina archivos individuales: Si deseas borrar un archivo específico sobre el que tengas permiso de edición (indicado con Edit en la columna Access), haz clic en Delete en la columna Actions.
- Eliminación masiva (Bulk Delete):
- Selecciona las casillas de verificación (checkbox) a la izquierda de los nombres de los archivos que deseas eliminar.
- Haz clic en el botón Delete selected (X) que se activará en la esquina superior derecha para limpiar el almacenamiento de forma masiva.
Entendiendo el panel
Al analizar la interfaz de la tabla de Spaces, encontrarás columnas informativas esenciales para la gobernanza de datos:
- Nombre: Muestra el título original del archivo cargado y, justo debajo, los metadatos o instrucciones asociadas (como prompts de act-as o strings de renderización).
- Owner: Identifica qué usuario realizó la carga del documento y en qué entorno lo utilizó originalmente (ej.: Chat, Agente).
- Space: Muestra la partición de seguridad donde está guardado el archivo (ej.: My Files para archivos personales del usuario en la conversación o Company Space para documentos de acceso público de toda la empresa).
- Access (Permiso de acceso): Define la restricción de modificación del documento:
- Read only (Solo lectura): Archivos que puedes visualizar, pero no puedes eliminar de forma individual o colectiva (por pertenecer a flujos de terceros o a la seguridad del workspace).
- Edit (Editar): Permiso completo para abrir o eliminar el archivo del inventario.
Buenas prácticas
- Valida antes de eliminar: Verifica siempre los vínculos y el Owner antes de eliminar en lote, asegurándote de que el archivo no esté siendo usado activamente como fuente de datos (RAG) por algún agente de producción de la empresa.
- Uso inteligente de filtros: En workspaces grandes (con miles de archivos), evita desplazarte manualmente por la página. Combina el campo de búsqueda de texto con los filtros de categorías para encontrar el archivo deseado en segundos.
Observaciones importantes
- Permisos administrativos: Los usuarios comunes solo ven sus propias cargas de forma privada en Spaces. Solo los Owners y Managers del workspace tienen la visión global y la capacidad de visualizar o eliminar archivos de todo el equipo para auditorías.
- Impacto de la eliminación: Ten en cuenta que la eliminación de un archivo en el panel Spaces lo desvincula permanentemente de los recursos de la plataforma.
Al eliminar un archivo de Spaces que fue originalmente cargado en una conversación, el adjunto se elimina permanentemente de la base de conocimientos de ese chat.
